Todos los días enfrentamos el mismo problema: un ícono que salta en la pantalla demandando nuestra atención. Es nuestro buzón de correo electrónico, lleno de títulos, letras en mayúscula y signos de exclamación que enmarcan la palabra ‘urgente’, pero, ¿es realmente necesario prestarle atención?
Forbes publicó un artículo de Katherine Ellison, ganadora del Premio Pulitzer, en el que analiza si realmente es necesario dedicarle tanto tiempo de nuestra existencia a limpiar la bandeja de entrada y los estragos que sucumbir ante esta actividad podría tener en nuestra concentración.
El artículo es el resultado de la observación de su hijo de nueve años, diagnosticado con trastorno por déficit de atención con hiperactividad, cuyos síntomas ella notó que compartía mientras realizaba sus actividades diarias.
Por ese motivo, habla de algunas estrategias para que nos defendamos de una inundación de correo electrónico, que podría evitar que hagamos nuestro trabajo. Claro, esto suena muy obvio y fácil si no consideras un estudio británico que habla de que la mitad de los trabajadores de la información responden los emails en un promedio de 60 minutos tras haberlos recibido. Es decir, revisan sus buzones varias veces en el lapso de una hora y se puede suponer que hasta por minuto.
El mismo análisis concluye que una sobredosis de correo electrónico puede ser tan dañina para tu coeficiente intelectual como fumar marihuana. Tal vez lo más importante es responder a las diligencias responsablemente, pero no de inmediato. Una opción más drástica podría ser crear una respuesta automática que avise a los remitentes que pueden esperar una respuesta y que si el tema es muy urgente, pueden llamar a tu celular.
Otra recomendación podría ser trabajar por bloques de tiempo, por lo menos de 30 minutos, dedicados al 100% a tu actividad laboral sin revisar el correo, las redes sociales y sin despegarte de lo que estás haciendo. Así, avanzarás más rápido y tu trabajo será de más calidad al haber puesto tus cinco sentidos en su realización.
“Lo que hablará bien de ti y te ayudará a ser promovido será tu trabajo, no la velocidad con la que aprietes ‘reply‘. Nadie ha sido despedido —que sepamos— por posponer un email para terminar el trabajo de la semana”, dice la autora.
La respuesta al problema de los emails es una combinación de hábitos para la productividad:
- No quieras contestar cada correo e informar a todos los remitentes que lo recibiste (esto no aplica para tu jefe o emergencias).
- Aprende a usar las respuestas automáticas cuando es poco probable que estés online.
- Usa la opción ‘bloquear remitente’ para los correos no esenciales, luego puedes revisar tu spam.
- Trabaja en bloques de 30 minutos ininterrumpidos en los que no revises tu buzón de entrada ni tus redes sociales ni los mensajes instantáneos. Puedes incluir tu teléfono celular.
Sabemos que hay ocasiones en las que todo tu trabajo consiste en esperar que llegue un mail; en esos casos, ninguna de estas recomendaciones aplica, pero si revisar tu correo electrónico es una actividad para procrastinar, entonces debes implementar algunos de estos consejos.
En el caso de que este problema te acompañe a casa, puede que establecer reglas en tu familia, como no usar el celular en la mesa o, por qué no, en la cama, funciona. ¿Tú tienes alguna regla? ¿Qué otras soluciones se te ocurren?
Aquí hay una infografía hecha por Dell que puede ayudarte a decidir si debes o no revisar tu email.
Fuente: Apartment Therapy