Uso correo electrónico desde que fue inventado. Antes no había Internet, así es que los mensajes eran entre usuarios de un mismo sistema, que se conocían como BBS o Bulletin Board System. Ahí no había el “arroba”, y para escribirle a otro usuario sólo se ponía su nombre y listo. Era un mundo más sencillo, pero mucho más limitado. Después llegó Internet y conectó todos estos BBS y muchas entidades más, con lo que el correo se volvió realmente una poderosa herramienta de comunicación.Con el paso de los años, uno se va acostumbrando a usar el e-mail para asuntos nunca antes previstos. Hoy, en pleno 2008, un día sin correo significa un día sin comunicación y, dependiendo de la actividad de cada quien, tal vez signifique pérdida de oportunidades de negocio. Todos estos años he usado diversos sistemas o servicios de correo. Durante mucho tiempo tuve la oportunidad de comandar una empresa que se dedicaba precisamente a eso, a dar conexiones de Internet y correo electrónico, pero ese negocio migró y desde el año 2000 aproximadamente contraté un “servidor” de correo en los Estados Unidos.
Todo bien, es decir, todo sin mucha novedad. El cliente o software que se usa para leer y contestar correo es una pieza fundamental en esta ecuación. Comencé usando Eudora, luego pasé por muchos más hasta que me estacioné en Outlook de Microsoft hace unos cuatro años. Ese software es fenomenal, tiene muchas opciones muy poderosas, pero está mucho más enfocado a grupos de trabajo en empresas donde se conectan a otro producto de la empresa, el Exchange Server. Con esa combinación se pueden hacer maravillas de trabajo en colaboración, compartir documentos, archivos, en fin, muchas opciones para estar comunicado todo el tiempo.
En mi caso, como no pertenezco a una gran corporación, todas las funciones descritas casi nunca las usé, aunque sí dominé por completo el manejo de los buzones de correo y los calendarios, por ejemplo. El hecho de guardar todos los datos en un solo archivo yo siempre le veo más ventajas que desventajas.
Pero la cosquilla por cambiar y probar cosas nuevas siempre está presente en mi actividad profesional. Comencé a evaluar muchas opciones para poder leer y contestar correo en más de una PC sin tener que hacer circo, maroma y teatro. Después de mucho pensar y evaluar, decidí migrar mi servicio de correo a otro que ofrece Google, llamado genéricamente “Google Apps”. Dentro de estas opciones se encuentra una muy interesante: ellos se hacen cargo de todo el asunto del correo, administran las cuentas y ofrecen el servicio bajo un dominio propio. Así, en menos de una hora terminé de “migrar” las cuentas de correo de “unocero.com” y desde hace una semana el encargado de que el correo llegue y salga de mi dominio es, precisamente, Google.
La empresa inventó el servicio Gmail y es éste el que se usa para administrar los correos de este tipo. Lo que se obtiene al usar cuentas en Google Apps es algo parecido a trabajo en equipo, pero sin un servidor o máquina central que mantener, ya que ellos se encargan de almacenar tu información en algún centro de datos. A través de las diversas opciones se pueden compartir todo tipo de datos. Con el “Calendario” se lleva la agenda en pantalla, con “Documentos” varias personas pueden trabajar y compartir documentos de todo tipo, con “Páginas iniciales” se crea algo así como un “home page” de acuerdo a las necesidades del grupo de trabajo.
Google ha venido ofreciendo estos servicios a diferentes organizaciones, principalmente escuelas, desde hace algunos meses, en forma gratuita. Y también para los usuarios “normales”, el servicio de entrada no tiene costo, ofreciendo hasta 6GB de almacenamiento en línea y anuncios. Si se paga la cuota de 50 dólares al año por buzón, el espacio crece a 25GB y se pueden eliminar los anuncios, que a veces si llegan a distraer un poco.
¿Cómo me va? Tengo un total y absoluto descontrol en mi correo. Para dejarlo claro, todo funciona y funciona muy bien, lo que pasa es que es difícil cambiar la rutina y la forma de trabajar de tantos años. Usar un cliente Web para acciones como leer y contestar correo en grandes volúmenes no es precisamente lo más rápido del mundo. Además, el acostumbrarse a “etiquetas” en lugar de las tradicionales carpetas donde uno va guardando el correo importante, lleva su tiempo.
Eso es lo que necesito. Tiempo para probar bien la plataforma y otros asuntos como el acceso móvil a los datos, usando un BlackBerry, por ejemplo, se tiene acceso al correo y al calendario. Tiempo para organizar a mi equipo de trabajo y comenzar a compartir calendarios y algunos documentos. Tiempo para entender que todo el correo está disponible en una cuenta de Gmail y se puede aprovechar, siempre y cuando sepas que es lo que necesitas. Por ejemplo, antes tenía carpetas por proyectos y era muy sencillo, visual y operativamente, abrir la carpeta y dar un vistazo rápido al status de cada pendiente. Ahora con Gmail sé que se puede hacer, pero hay que acostumbrarse a una nueva forma de trabajar. En fin, hay descontrol, sin embargo, espero no haber tomado una mala decisión.